Regulamin udziału w konferencjach stacjonarnych płatnych i bezpłatnych
I. Postanowienia ogólne
Organizatorem konferencji (dalej: „Konferencja”) jest Wiedza i Praktyka Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Łotewskiej 9A, 03-918 Warszawa (dalej: „Organizator”). Szczegółowe dane o Organizatorze są dostępne na stronie internetowej https://www.wip.pl/kontakt.
Osoby uczestniczące w Konferencji zwane są dalej „Uczestnikami”.
Uczestnictwo w Konferencji ma formę płatną, przy czym Organizator zastrzega sobie prawo do zaproszenia wybranych osób na zasadach nieodpłatnych. Zaproszenia mogą być rozdawane w szczególności gościom specjalnym, ekspertom, sponsorom czy osobom, które wygrały zaproszenie w konkursach organizowanych przez Organizatora.
Liczba miejsc na Konferencję może być ograniczona.
Forma płatna obejmuje uczestnictwo na warunkach określonych na stronie internetowej Konferencji, w sekcji rejestracji.
Forma bezpłatna może nie obejmować dodatkowych korzyści, takich jak dostęp do warsztatów, materiałów konferencyjnych, nagrań oraz certyfikatów.
Każda osoba, która otrzymała elektroniczne potwierdzenie rejestracji na Konferencję lub przebywa na terenie, na którym przeprowadzana jest konferencja obowiązana jest stosować się do postanowień Regulaminu.
Celem Regulaminu jest zapewnienie bezpieczeństwa Konferencji poprzez określenie zasad zachowania się osób obecnych na Konferencji, a także urządzeń znajdujących się na nim, a ponadto uregulowanie praw i obowiązków uczestników Konferencji w związku z uzyskaniem elektronicznego potwierdzenia rejestracji na konferencję.
Organizator ma prawo do odmowy rejestracji lub uczestnictwa w Konferencji bez podania przyczyny.
Wszelkie informacje dotyczące organizacji Konferencji, w tym miejsce, program, prelegenci i sponsorzy, będą publikowane na stronie internetowej Konferencji.
II. Zasady rejestracji i płatności
W celu wzięcia udziału w Konferencji, konieczne jest dokonanie rejestracji poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego, dostępnego na stronie internetowej Konferencji.
Wypełnienie formularza zgłoszeniowego na Konferencję w formie płatnej jest równoznaczne z zawarciem umowy pomiędzy Uczestnikiem a Organizatorem. Oznacza to również akceptację niniejszego Regulaminu.
Informacje dotyczące kosztów uczestnictwa są dostępne na stronie internetowej Konferencji. Organizator zastrzega sobie prawo do udzielania rabatów.
Warunkiem dokończenia rejestracji jest dokonanie płatności na rachunek bankowy Organizatora, wskazany w formularzu zgłoszeniowym. Po prawidłowym przeprowadzeniu procesu rejestracji, na adres e-mail podany podczas rejestracji, Uczestnik otrzyma elektroniczne potwierdzenie rejestracji.
Opłata za uczestnictwo nie podlega zwrotowi z zastrzeżeniem pkt 37 Regulaminu. W przypadku braku możliwości uczestnictwa, Uczestnik ma prawo wskazać inną osobę, która weźmie udział w Konferencji w jego miejsce.
Płatności za uczestnictwo można dokonać on-line po wypełnieniu formularza zgłoszeniowego.
Faktura VAT zostanie wystawiona i przesłana w ciągu 7 dni od daty zaksięgowania wpłaty na rachunek bankowy Organizatora.
Uczestnikiem staje się osoba, która prawidłowo wypełniła formularz rejestracyjny, uiściła opłatę za udział i otrzymała elektroniczne potwierdzenie rejestracji na Konferencję, z wyjątkiem osób uczestniczących na zasadach nieodpłatnych, które stają się Uczestnikami po otrzymaniu elektronicznego potwierdzenia rejestracji na Konferencję.
III. Rejestrowanie i wykorzystanie materiałów
Uczestnik, biorąc udział w Konferencji, wyraża zgodę na rejestrowanie przebiegu Konferencji, w tym na nagrywanie sesji, wykładów, warsztatów oraz wykonywanie zdjęć przez Organizatora lub osoby przez niego upoważnione.
Organizator zastrzega sobie prawo do transmisji Konferencji oraz jej fragmentów w mediach społecznościowych, na stronach internetowych oraz w innych kanałach medialnych, w celach promocyjnych, edukacyjnych i marketingowych.
Uczestnik, biorąc udział w Konferencji, wyraża zgodę na wykorzystanie swojego wizerunku utrwalonego podczas wydarzenia, w formie zdjęć, nagrań wideo oraz krótkich wywiadów, do celów promocyjnych i marketingowych Organizatora, bez konieczności uzyskiwania dodatkowej zgody w tym zakresie.
Materiały audiowizualne z Konferencji, w tym nagrania, zdjęcia i wywiady, mogą być publikowane i rozpowszechniane w mediach społecznościowych, na stronie internetowej Organizatora, a także w innych materiałach promocyjnych (np. newslettery, broszury, prezentacje).
Uczestnikowi nie przysługuje wynagrodzenie ani inne roszczenia z tytułu wykorzystania jego wizerunku w materiałach promocyjnych, marketingowych i edukacyjnych związanych z Konferencją.
Organizator zobowiązuje się do wykorzystania materiałów z Konferencji w sposób nie naruszający dóbr osobistych Uczestników oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym ustawą o ochronie danych osobowych.
W przypadku braku zgody na utrwalenie wizerunku i jego wykorzystanie, Uczestnik powinien zgłosić ten fakt Organizatorowi przed rozpoczęciem Konferencji, w formie pisemnej lub elektronicznej. Organizator zastrzega sobie jednak prawo do wyłączenia takiej osoby z materiałów nagraniowych w zakresie, w jakim jest to technicznie możliwe.
IV. Ochrona danych osobowych
Szczegółowe zasady przetwarzania danych osobowych przez Organizatora są określone w Polityce Prywatności, dostępnej na stronie internetowej https://www.wip.pl/polityka-prywatnosci.
Dane osobowe Uczestników będą przetwarzane m.in. w celu realizacji Konferencji oraz w celach marketingowych, promocyjnych i reklamowych związanych z działalnością Organizatora, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO. Dane te będą przetwarzane do czasu zgłoszenia sprzeciwu przez Uczestnika, a następnie przechowywane zgodnie z przepisami prawa lub dla zabezpieczenia ewentualnych roszczeń.
Dane osobowe mogą być udostępnione patronom i sponsorom Konferencji. Uczestnikom przysługuje prawo do dostępu, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania swoich danych, przenoszenia danych oraz zgłoszenia sprzeciwu. Mają także prawo złożyć skargę do organu nadzorczego. Wyrażenie zgody na przetwarzanie danych jest dobrowolne, ale konieczne do udziału w Konferencji.
V. Reklamacje
Wszelkie reklamacje Uczestników Konferencji wobec Organizatora powinny być zgłaszane drogą mailową na adres e-mail: szkolenia@wip.pl lub w formie pisemnej listem poleconym za potwierdzeniem odbioru na adres siedziby Organizatora.
Reklamacje Uczestników Konferencji mogą być zgłaszane nie później niż w terminie 3 dni od dnia zakończenia Konferencji.
Po upływie wyżej określonego terminu żadne reklamacje nie będą rozpatrywane. Organizator zobowiązuje się do rozpatrzenia reklamacji w terminie do 14 dni od dnia jej złożenia.
VI. Informacje dodatkowe
Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy zgubione lub pozostawione podczas Konferencji.
Zabronione jest filmowanie i fotografowanie przebiegu Konferencji bez zgody Organizatora, a także kopiowanie i rozpowszechnianie materiałów konferencyjnych, chyba że na materiałach zaznaczono inaczej.
Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania Konferencji lub wprowadzenia zmian w jej programie.
Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za zniszczenia dokonane przez nich na terenie obiektu, w którym odbywa się Konferencja.
Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z wprowadzenia błędnych danych przez Uczestnika w formularzu zgłoszeniowym.
W przypadku odwołania lub zmiany terminu Konferencji z winy Organizatora, Uczestnik otrzyma zwrot 100% wpłaconej kwoty.
Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu, a wszelkie zmiany wchodzą w życie z chwilą ich opublikowania na stronie internetowej Konferencji.
Organizator poucza niniejszym Uczestnika, że materiały otrzymane na Konferencji mogą stanowić utwory w rozumieniu ustawy z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych, do których prawa autorskie przysługują Organizatorowi lub innym podmiotom uprawnionym.
Organizator wskazuje, że dalsze rozpowszechnianie treści objętych prawami autorskimi przez Uczestnika bez zgody Organizatora lub innego podmiotu uprawnionego, za wyjątkiem korzystania z treści w ramach dozwolonego użytku osobistego, stanowi naruszenie praw autorskich i może skutkować odpowiedzialnością cywilną lub karną. Niedozwolone jest w szczególności odsprzedawanie ww. materiałów ani tworzenie na ich podstawie produktów, treści cyfrowych lub usług sprzedawanych dalej.
VII. Postanowienia końcowe
Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w programie Konferencji, w tym zmian prelegentów, z przyczyn od niego niezależnych.
Wszelkie spory wynikające z tytułu uczestnictwa w Konferencji będą rozpatrywane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.
Organizator nie ponosi odpowiedzialności za nieobecność Uczestnika na Konferencji z powodu siły wyższej lub winy Uczestnika.
W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego.