Regulamin dokonywania zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa i działań następczych z dnia 04.11.2024 r.

Na podstawie art. 24 ustawy z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928; dalej: ustawa) oraz po przeprowadzeniu konsultacji z przedstawicielami osób zatrudnionych podmiot prawny ustanawia niniejszy regulamin:

• § 1 [Słownik regulaminu]

Użyte w niniejszym regulaminie pojęcia oznaczają:

1. zgłoszenie wewnętrzne - ustne lub pisemne przekazane podmiotowi prawnemu informacji o naruszeniu prawa;
2. zgłoszenie zewnętrzne - ustne lub pisemne przekazane Rzecznikowi Praw Obywatelskich lub organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa;
3. ujawnienie publiczne - podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;
4. informacja o naruszeniu prawa - informacja, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
5. sygnalista - osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Za sygnalistę uważa się także osobę fizyczną, o której mowa w zdaniu poprzednim, w przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu. Ochronie przewidzianej w procedurze nie podlega sygnalista, który świadomie dokonuje zgłoszenia wewnętrznego, wiedząc, że do naruszenia nie doszło (zła wiara);
6. naruszenie prawa - działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:
   1. korupcji;
   2. zamówień publicznych;
   3. usług, produktów i rynków finansowych;
   4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
   5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
   6. bezpieczeństwa transportu;
   7. ochrony środowiska;
   8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
   9. bezpieczeństwa żywności i pasz;
   10. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
   11. zdrowia publicznego;
   12. ochrony konsumentów;
   13. ochrony prywatności i danych osobowych;
   14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
   15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
   16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
   17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.
7. podmiot prawny - podmiot prywatny lub podmiot publiczny;
8. podmiot prywatny - osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, lub pracodawca, jeżeli nie są podmiotami publicznymi;
9. podmiot publiczny - podmiot wskazany w art. 3 ustawy z 11.08.2021 r. o otwartych danych i ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 1524), czyli m.in. jednostki sektora finansów publicznych; inne państwowe jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej; inne państwowe osoby prawne utworzone w szczególnym celu zaspokajania potrzeb o zasięgu powszechnym niemające charakteru przemysłowego ani handlowego, jeśli wcześniej wymienione podmioty pojedynczo lub wspólnie bezpośrednio lub pośrednio przez inny podmiot finansują je w ponad 50% lub posiadają ponad połowę udziałów albo akcji, lub sprawują nadzór nad organem zarządzającym, lub mają prawo do powoływania ponad połowy składu organu nadzorczego lub zarządzającego;
10. organ publiczny - naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych w dziedzinach wskazanych w art. 3 ust. 1 ustawy;
11. działanie następcze - działanie podjęte przez podmiot prawny lub organ publiczny w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.

• § 2 [Zespół ds. przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych]
1. Rolę zespołu ds. przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych pełnią osoby upoważnione, zatrudnione na stanowiskach:
1. Dyrektora ds personalnych i administracji
2. Dyrektora finansowego
2. Członkowie zespołu ds. przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych po wstępnej weryfikacji podejmują decyzję o przyjęciu bądź odrzuceniu każdego zgłoszenia wewnętrznego. Czynności z tym związane mogą być podejmowane przez każdego z członków zespołu ds. przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych samodzielnie lub wspólnie z drugim członkiem zespołu.
3. Osoba, będąca członkiem zespołu ds. przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, która ma uzasadnione wątpliwości lub zastrzeżenia co do swojej bezstronności lub uczciwości w zakresie dokonanego zgłoszenia wewnętrznego (np. sygnalistą bądź podejrzanym jest członek jej rodziny, przyjaciel czy przeciwnik sądowy), przekazuje je Prezesowi Zarządu z zastrzeżeniem danych osobowych sygnalisty (ustnie, pisemnie lub elektronicznie). Po szybkiej weryfikacji zasadności wątpliwości lub zastrzeżeń Prezes Zarządu natychmiast (najpóźniej w ciągu 1 dnia roboczego) odsuwa ją od decydowania o przyjęciu lub odrzuceniu danego zgłoszenia wewnętrznego i jakiegokolwiek dostępu do niego, a w jego miejsce wyznacza inną osobę odpowiedzialną za przyjęcie lub odrzucenie zgłoszenia.
4. Sygnalista, osoba mu pomagająca lub z nim powiązana albo osoba prawna lub jednostka organizacyjna pomagająca sygnaliście lub z nim powiązana, która ma uzasadnione wątpliwości lub zastrzeżenia co do bezstronności czy uczciwości osoby przyjmującej dane zgłoszenie wewnętrzne, przekazuje je elektronicznie za pośrednictwem maila Prezesowi Zarządu. W takim przypadku po szybkiej weryfikacji zasadności wątpliwości lub zastrzeżeń, Prezes Zarządu natychmiast (najpóźniej w ciągu 1 dnia roboczego) odsuwa Dyrektora ds. personalnych i administracji i/lub Dyrektora finansowego od rozpatrywania zgłoszenia wewnętrznego i przekazuje je do osób upoważnionych.
5. Uzasadnione wątpliwości lub zastrzeżenia, o których mowa w ust. 3 i 4 powyżej, osoby zainteresowane mogą przekazać do Prezesa Zarządu na adres e-mail dostępny w wewnętrznym intranecie.

• § 3 [Sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę]
1. Sygnalista może dokonać zgłoszenia wewnętrznego pisemnie w formie elektronicznej poprzez aplikację do tego wyznaczoną Signalink. Przyjęciu i rozpatrzeniu w trybie niniejszego Regulaminu podlegają wyłącznie zgłoszenia wewnętrzne dokonane za pośrednictwem wyznaczonej aplikacji Signalink.
2. Sygnalista pobiera aplikację na telefon z Google Play lub App Store.
3. Sygnalista uzyskuje dostęp do zgłoszenia po wprowadzeniu kodu dostępu do firmy 74MCW8.
4. Komunikacja pomiędzy sygnalistą a członkiem zespołu ds. przyjmowania zgłoszeń, członkiem zespołu ds. działań następczych lub wyznaczonym opiekunem zgłoszenia wewnętrznego odbywa się za pośrednictwem aplikacji.
5. Dokonując zgłoszenia wewnętrznego sygnalista musi podać co najmniej:
1. swoje imię i nazwisko,
2. jego status wobec podmiotu prawnego uzasadniający nadanie mu statusu sygnalisty (np. pracownik, zleceniobiorca, członek zarządu),
3. adres do kontaktu, czyli adres do korespondencji lub adres poczty elektronicznej,
4. opis zgłoszenia wewnętrznego (uzasadnionego podejrzenia dotyczącego zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa),
5. ew. osobę, której dotyczy zgłoszenie, czyli osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu wewnętrznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa lub jako osoba z nią powiązana.
6. Zgłoszenia wewnętrzne anonimowe nie będą przyjmowane i rozpatrywane.

• § 4 [Jednostka ds. działań następczych]
1. Rolę jednostki podejmującej działania następcze, w tym weryfikację zgłoszenia wewnętrznego, dalszą komunikację z sygnalistą, postępowanie wyjaśniające, informację zwrotną (nazywaną dalej zespołem ds. działań następczych) pełnią osoby upoważnione zatrudnione na stanowiskach:
1. Dyrektora ds. personalnych i administracji
2. Dyrektora finansowego
3. Kierownik produkcji i logistyki
2. Zespół ds. działań następczych wskazuje ze swojego grona osobę odpowiedzialną za prowadzenie danego zgłoszenia, nazywaną opiekunem zgłoszenia wewnętrznego.
3. Osoba będąca opiekunem zgłoszenia, która ma uzasadnione wątpliwości lub zastrzeżenia co do swojej bezstronności lub uczciwości w zakresie dokonanego zgłoszenia wewnętrznego (np. sygnalistą bądź podejrzanym jest członek jej rodziny, przyjaciel czy przeciwnik sądowy), przekazuje je pozostałym członkom zespołu ds. działań naprawczych (ustnie, pisemnie lub elektronicznie). Po szybkiej weryfikacji zasadności wątpliwości lub zastrzeżeń (najpóźniej w ciągu 1 dnia roboczego) podejmowana jest decyzja o odsunięciu danej osoby od prowadzenia danego zgłoszenia wewnętrznego, a w jego miejsce wyznacza się inną osobę odpowiedzialną za prowadzenie zgłoszenia.
4. Osoba wskazana w ust. 3 nie może uczestniczyć w żadnym dalszym postępowaniu dotyczącym zgłoszenia wewnętrznego.
5. Sygnalista, osoba mu pomagająca lub z nim powiązana albo osoba prawna lub jednostka organizacyjna pomagająca sygnaliście lub z nim powiązana, która ma uzasadnione wątpliwości lub zastrzeżenia co do bezstronności czy uczciwości osoby obsługującej czy opiekującej się danym zgłoszeniem wewnętrznym, przekazuje je za pośrednictwem aplikacji, tak jak dokonał zgłoszenia. Zasady określone w ust. 3 i 4 stosuje się odpowiednio.
6. Osoby wymienione w ust. 3 i 5 powyżej, które nadal mają uzasadnione zastrzeżenia lub wątpliwości co do bezstronności lub uczciwości osoby opiekującej się danym zgłoszeniem, powinny je przekazać elektronicznie za pośrednictwem maila Prezesowi Zarządu z zastrzeżeniem danych osobowych sygnalisty. W takim przypadku po szybkiej weryfikacji zasadności wątpliwości lub zastrzeżeń, Prezes Zarządu natychmiast (najpóźniej w ciągu 1 dnia roboczego) odsuwa osobę opiekującą się danym zgłoszeniem od rozpatrywania zgłoszenia wewnętrznego i przekazuje je do innej osoby upoważnionej.
7. Uzasadnione wątpliwości lub zastrzeżenia, o których mowa w ust. 3 i 5 powyżej, osoby zainteresowane mogą przekazać do Dyrektora ds. personalnych i administracji lub Dyrektora finansowego, a w odniesieniu do wątpliwości lub zastrzeżeń z ust. 6 powyżej - do Prezesa Zarządu. Przekazania należy dokonać na adresy e-mail wyżej wymienionych osób, dostępne w wewnętrznym intranecie.
8. Zespół ds. działań następczych ma obowiązek podjąć niezwłocznie i z należytą starannością działania następcze, na które składają się: postępowanie wyjaśniające, postępowanie kontrolne i działania naprawcze.

• § 5 [Obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego]
1. Członek zespołu ds. przyjęcia zgłoszenia potwierdza sygnaliście fakt przyjęcia lub odrzucenia zgłoszenia wewnętrznego najpóźniej w ciągu 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia.
2. Potwierdzenie lub odrzucenie zgłoszenia następuje poprzez wiadomość wysłaną za pośrednictwem aplikacji Signalink.

• § 6 [Postępowanie wyjaśniające]
1. Po przyjęciu zgłoszenia zgłoszenie wewnętrzne trafia do rozpatrzenia do zespołu ds. działań następczych. Niezwłocznie po otrzymaniu zgłoszenia wewnętrznego zespół ds. działań następczych wszczyna postępowanie wyjaśniające mające na celu ustalenie, czy podejrzenia sygnalisty co do zaistniałego lub przyszłego naruszenia prawa albo co do próby ukrycia naruszenia są uzasadnione (weryfikacja prawdziwości informacji podanych w zgłoszeniu wewnętrznym).
2. Postępowanie wyjaśniające polega na przeprowadzeniu z należytą starannością oraz z poszanowaniem praw osób i podmiotów zainteresowanych dochodzenia weryfikującego prawdziwość informacji podanych w zgłoszeniu wewnętrznym, podczas którego zespół ds. działań następczych ma prawo:
1. rozmawiać z osobą, której zgłoszenie dotyczy, z jej współpracownikami oraz z innymi osobami zatrudnionymi w podmiocie prawnym czy z nim współpracującymi,
2. badać stan magazynowy poszczególnych komórek podmiotu prawnego, stan jego rachunków bankowych, stan sprzętu, urządzeń, maszyn i innych składników majątkowych podmiotu prawnego,
3. wglądu do wszystkich dokumentów będących w posiadaniu podmiotu prawnego, w szczególności umów, list płac, kosztorysów, a w przypadku dokumentów, których ujawnienie mogłoby narazić podmiot prawny na szkodę (tj. opatrzonych klauzulą poufności) – za zgodą Prezesa Zarządu,
4. dokonywać oględzin pomieszczeń budynków stanowiących własność bądź będących w posiadaniu podmiotu prawnego, przeglądać nagrania z kamer czy innego sprzętu nagrywającego,
5. prowadzić dalszą komunikację z sygnalistą, w tym pozyskiwać od niego kolejnych informacji,
6. zasięgać w razie potrzeby porady prawnej lub innej w celu wyjaśnienia wątpliwości czy kontrowersji pojawiających się w trakcie postępowania wyjaśniającego albo zatrudniać docelowo zewnętrznych ekspertów (np. prawników specjalizujących się w przeciwdziałaniu praniu pieniędzy czy handlowi ludźmi, albo ekonomistę praktyka w przekształcaniu spółek).
3. Należyta staranność, z jaką zespół ds. działań następczych przeprowadza postępowanie wyjaśniające, polega m.in. na:
1. obowiązku poinformowania osoby, której zgłoszenie wewnętrzne dotyczy o wpłynięciu zgłoszenia wewnętrznego i wszczęciu postępowania wyjaśniającego i o konieczności składania wyjaśnień rzetelnych i zgodnych z prawdą,
2. pouczeniu osób, z którymi zespół ds. działań następczych toczy rozmowy podczas postępowania wyjaśniającego, o konieczności składania wyjaśnień rzetelnych i zgodnych z prawdą,
3. dokumentowaniu każdej czynności podejmowanej w toku postępowania wyjaśniającego (np. nagranie rozmowy wyjaśniającej, protokół z oględzin magazynu) i umieszczaniu dokumentów w teczce danego zgłoszenia wewnętrznego,
4. odpowiednim dokumentowaniu dowodów znalezionych w toku czy w związku z postępowaniem wyjaśniającym oraz umieszczaniu ich w teczce danego zgłoszenia wewnętrznego,
5. przetwarzaniu danych osobowych osób udzielających wyjaśnień w toku postępowania wyjaśniającego zgodnie z rozporządzeniem RODO,
6. toczeniu postępowania wyjaśniającego z szacunkiem i poszanowaniem praw i słusznych interesów każdej osoby czy jednostki powiązanej z postępowaniem wyjaśniającym, w tym sygnalisty, w sposób równoważący interesy podmiotu prawnego,
7. udzielaniu na wniosek jakiejkolwiek osoby czy jednostki powiązanej z postępowaniem wyjaśniającym jasnych, przejrzystych, zrozumiałych i cierpliwych odpowiedzi nt. przyczyny wszczęcia postępowania wyjaśniającego, zadawania pytań, czy jego skutków,
4. Jeśli postępowanie wyjaśniające w sposób oczywisty nie potwierdziło zasadności podejrzeń sygnalisty, zespół ds. działań następczych odstępuje od dalszego badania zgłoszenia oraz informuje o tym sygnalistę, podając przyczynę,

• § 7 [Postępowanie kontrolne]
1. Jeśli postępowanie wyjaśniające potwierdziło podejrzenia sygnalisty przekazane w zgłoszeniu wewnętrznym (tj. prawdziwość informacji podanej w zgłoszeniu wewnętrznym), zespół ds. działań następczych wszczyna postępowanie kontrolne.
2. Podczas postępowania kontrolnego zespół ds. działań następczych ma już niemal pewność, że doszło do sygnalizowanego naruszenia. Celem postępowania kontrolnego jest ustalenie skali tego naruszenia, jego negatywnych skutków finansowych i innych dla podmiotu prawnego oraz w konsekwencji – podjęcie działań mających je wyeliminować bądź zminimalizować (tzw. działania naprawcze).
3. Zespół ds. działań następczych prowadzi postępowanie kontrolne według zasad należytej staranności określonych w § 5 ust. 4 niniejszego regulaminu oraz korzysta z uprawnień określonych w § 5 ust. 3 niniejszego regulaminu.
4. Postępowanie kontrolne powinno trwać maksymalnie 3 miesiące od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego.

• § 8 [Działania naprawcze]
1. Po ustaleniu w trakcie postępowania kontrolnego skali zjawiska potwierdzonego naruszenia, osób winnych, negatywnych skutków finansowych i innych (np. wizerunkowych) dla podmiotu prawnego, zespół ds. działań następczych sporządza raport z przeprowadzonych działań następczych.
2. Raport z przeprowadzonych działań następczych opisuje podjęte przez zespół ds. działań następczych działania w ramach postępowania wyjaśniającego i kontrolnego oraz przedstawia wnioski co do konkretnych działań naprawczych mających na celu:
1. ukarania osób winnych,
2. eliminacji bądź minimalizacji negatywnych skutków finansowych i innych dla podmiotu prawnego,
3. zapobieżenia powstaniu naruszenia prawa w przyszłości.
3. Wnioski co do konkretnych działań naprawczych mogą w szczególności obejmować postulaty:
1. skierowania oskarżenia do prokuratury czy złożenia pozwu przeciwko osobie winnej o wypłatę odszkodowania,
2. złożenia skargi do odpowiedniej instytucji publicznej,
3. wszczęcia postępowania dyscyplinarnego w obrębie podmiotu prawnego wobec osoby winnej czy też dyscyplinarnego zwolnienia jej z pracy,
4. rozpoczęcia szczegółowej kontroli w konkretnym dziale podmiotu prawnego czy też kontroli międzydziałowej w konkretnym obszarze merytorycznym,
5. weryfikacji w określonym aspekcie wewnątrzzakładowych regulaminów, układów, zarządzeń, porozumień zbiorowych i statutów.
4. Raport z przeprowadzonych działań naprawczych Dyrektor ds personalnych i administracji lub Dyrektor finansowy przekazuje niezwłocznie Prezesowi Zarządu, który decyduje o wyborze i kolejności realizacji wniosków.

• § 9 [Informacja zwrotna dla sygnalisty]
1. Zespół ds. działań następczych przekazuje sygnaliście informację zwrotną nt. podjętych działań następczych w ciągu 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego albo od dnia upływu 7 dni na dokonanie tego potwierdzenia.
2. Informacja zwrotna udzielona jest za pośrednictwem aplikacji Signalink.
3. W informacji zwrotnej określa się m.in.:
1. stan działań podjętych przez zespół ds. działań następczych na dzień udzielenia informacji zwrotnej (m.in. omówienie wyników postępowania wyjaśniającego i kontrolnego),
2. jeśli doszło już do podjęcia działań naprawczych - stan prowadzonych działań naprawczych.

• § 10 [Informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych]
1. Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
2. Zgłoszenie zewnętrzne to ustne lub pisemne przekazanie, Rzecznikowi Praw Obywatelskich (dalej RPO) albo organowi publicznemu, albo w stosownych przypadkach – instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym Unii Europejskiej informacji o naruszeniu prawa.
3. Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez RPO albo organ publiczny.
4. RPO oraz organ publiczny są odrębnymi administratorami w zakresie danych osobowych podanych w zgłoszeniu zewnętrznym, które zostało przyjęte przez te organy.
5. Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego ustnie, pisemnie lub dokumentowo.

• § 11 [Ochrona danych Sygnalisty]
1. Procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.

• § 12 [Postanowienia końcowe]
1. Treść niemniejszego regulaminu jest stale dostępna w Intranecie w Dokumentach firmowych
2. Regulamin zostanie niezwłocznie podany do wiadomości osób wykonujących pracę w podmiocie prawnym, przez jego rozesłanie drogą mailową.
3. Regulamin wchodzi w życie po upływie 7 dni od podania go do publicznej wiadomości osób wykonujących pracę w podmiocie prawnym, w sposób określony w ust. 2.